對比總公司的管理信息系統(tǒng)，濱州OA辦公軟件更具全局性，通俗易懂，更貼近人性化設(shè)計(jì)，從總公司的定制人力資源管理軟件了解過程中，濱州OA辦公軟件更從實(shí)際情況出發(fā)，其中的工作流模塊使用更深入人心，解決了日常行政管理的繁雜事務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)通達(dá)并快樂地工作。
一、實(shí)施方案可分如下步驟進(jìn)行：
1、前期考察調(diào)研階段：
先與ＯＡ開發(fā)商溝通、了解，尋找出適合公司的較佳組合，在試用過程中存在的問題和困難，與ＯＡ開發(fā)商咨詢、溝通，不斷地比較各種類型的ＯＡ產(chǎn)品，有條件時(shí)可邀請軟件開發(fā)商來公司講課培訓(xùn)，進(jìn)而在實(shí)施ＯＡ系統(tǒng)之前，讓公司各階層的管理人員明白使用ＯＡ的快捷、公開、協(xié)同作業(yè)，了解ＯＡ的應(yīng)用解決方案，一些日常事務(wù)中存在的問題在ＯＡ管理系統(tǒng)中如何設(shè)定、操作、后續(xù)跟蹤，較終會使工作達(dá)到什么樣的效果，各個(gè)層次的管理人員在實(shí)施過程中對ＯＡ管理系統(tǒng)的認(rèn)識和看法，通過收集、整理不同層次的意見或建議，較終確定哪家軟件開發(fā)商有個(gè)初步的判斷。建議有必要專門成立臨時(shí)組織，要求該主管積極參與，結(jié)合OA廠商提供的資料要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、流程、各種電子文檔資料等，這樣可以快速啟動系統(tǒng)的試運(yùn)行，并很大程度降低了系統(tǒng)推廣的難度。
2、成本分析階段：
按ＯＡ應(yīng)用系統(tǒng)要求配置相應(yīng)的服務(wù)器和域名解析，從而達(dá)到在不同區(qū)域、不同方位均可登錄ＯＡ網(wǎng)絡(luò)智能系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公的需要，而要達(dá)到ＯＡ辦公智能化的要求，公司要考慮前期、中期、后期投入成本的比率，較終使ＯＡ這套系統(tǒng)在整個(gè)公司成功運(yùn)作時(shí)需要花費(fèi)的時(shí)間、人力、物力、資金等要素，有針對地結(jié)合工作效率與經(jīng)濟(jì)效益對比的分析，重而進(jìn)行評估核算出三至五年計(jì)劃投入多少，與經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表的形式來考慮，做ＯＡ的較終想要達(dá)到高效便利，使每一位員工都在協(xié)同作業(yè)之中，在一個(gè)群組，一個(gè)團(tuán)體集中作業(yè)，也減少日常繁瑣的工作，達(dá)到精、簡、效、益的管理性能優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息化管理，全工作流操作。
3、項(xiàng)目實(shí)施階段：
當(dāng)確定下ＯＡ管理系統(tǒng)后，首先要組建ＯＡ項(xiàng)目實(shí)施小組，設(shè)定由專門負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員、一般管理人員組成，外部網(wǎng)絡(luò)問題解決由X工負(fù)責(zé)，通過前期考察調(diào)研階段的初步認(rèn)識之后，由ＯＡ管理員在管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)的信息及管理權(quán)限，各部門主管、項(xiàng)目執(zhí)行經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、資料員參加公司組織的ＯＡ信息化管理課程培訓(xùn)，進(jìn)行現(xiàn)場操作演示，通過教育學(xué)習(xí)，初步達(dá)到能獨(dú)立接收公告、通知、信息等工作，減少工作的被動性，綜合部負(fù)責(zé)收集各部門匯總的信息、意見、建議與軟件開發(fā)商進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)、技術(shù)支持和適當(dāng)時(shí)組織軟件開發(fā)商來公司講解和處理日常使用中存在的問題。
4、過程控制階段：
?。希凉芾硐到y(tǒng)牽涉各部門、人員，面較廣，而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式，很大程度上改變了管理人員傳統(tǒng)的工作習(xí)慣，因此在推廣過程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。公司要制定相應(yīng)的ＯＡ管理辦法，明文要求各部門遵守執(zhí)行，有必要切斷傳統(tǒng)紙質(zhì)傳輸流轉(zhuǎn)的形式，改變目前存在的紙質(zhì)辦公，而慢慢地實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的要求。
過程控制更多地要考慮對ＯＡ運(yùn)行的檢查和監(jiān)督，每周對各部門進(jìn)行例行工作檢查，由相關(guān)部門、ＯＡ管理員、公司領(lǐng)導(dǎo)組成，對各部門、不同崗位的管理人員進(jìn)行ＯＡ辦公模擬操作，容易推廣的功能模塊和設(shè)計(jì)相對簡單的工作流，如公告、內(nèi)部郵件、短信通知、文檔資料（公共文件柜、網(wǎng)絡(luò)硬盤）等模塊，相對較復(fù)雜的工作流程設(shè)置、車輛管理、會議管理、表單管理、固定資產(chǎn)管理、圖書管理等模塊，系統(tǒng)地分開來進(jìn)行培訓(xùn)，減少員工對ＯＡ管理系統(tǒng)的抵觸心理，一步步地轉(zhuǎn)變各級管理人員的工作模式。
再者是對信息管理過程中如何解決工作流程設(shè)計(jì)的問題，因?yàn)樵谶^程控制中，這塊也是公司著重要解決的核心問題，通過近段時(shí)間的前期ＯＡ試用過程，工作流程的設(shè)計(jì)包含了公司的日常工作所有的審批流程，要符合公司遠(yuǎn)程辦公的工作要求，設(shè)計(jì)工作流應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況出發(fā)，有依可據(jù)，有章可查，把日常工作的程序控制添加進(jìn)去，可以通過分類進(jìn)行討論，部門分項(xiàng)的流程由各自部門完善，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中公示，收集不同意見較終確定工作流程序。
5、項(xiàng)目績效評估階段：
?。希凉芾硐到y(tǒng)在應(yīng)用半年或三個(gè)月時(shí)，公司組織由軟件開發(fā)商、公司各層管理人員對實(shí)施效果進(jìn)行評估，首先制定相應(yīng)的評估辦法和要求，細(xì)化評估對象的問答設(shè)計(jì)及實(shí)操過程，根據(jù)不同層次的界面分類進(jìn)行評估，由評估小組有針對地對評估對象、評估課題、評估重點(diǎn)的掌握，對協(xié)同作業(yè)的聯(lián)動效應(yīng)是否及時(shí)，處理工作問題是否符合工作流程，以數(shù)字、圖表的形式來統(tǒng)計(jì)近半年來實(shí)施ＯＡ管理系統(tǒng)所帶來的工作高效簡便的有力依據(jù)，對當(dāng)前ＯＡ管理系統(tǒng)應(yīng)用存在的問題和難度，提出后續(xù)實(shí)施ＯＡ管理系統(tǒng)的改進(jìn)措施和解決方案。
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